Die Poststelle – der Digitalisierungsvorreiter im Unternehmen?

Die Poststelle im Unternehmen ist einfach da und macht ihre Arbeit. Sichtbar wird sie häufig erst, wenn etwas nicht funktioniert, wenn Mitarbeiter auf dringende Sendungen warten, wenn Pakete oder Briefe verloren gehen oder liegen bleiben. Oder, falls sie sich am Empfang befindet, wenn sich dort Pakete stapeln und das durchdesignte Ambiente des Foyers stören.

Den Ärger bekommen dann die Mitarbeiter dort bzw. die Leitung der Poststelle zu spüren. Doch die können eigentlich nicht viel dafür, denn die Poststelle ist, wie bereits erwähnt, einer der Bereiche, die am wenigsten sichtbar sind. Und in die oft zuletzt investiert wird – gerade auch, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. So sind viele Abteilungen im Unternehmen schon auf das papierlose Büro umgestellt, während in der Poststelle immer noch eingegangene Pakete von Hand in Kladden oder in Excel-Listen eingetragen werden müssen. Dann muss zum Telefon gegriffen oder per Mail der Empfänger benachrichtigt werden. Obendrein macht sich auch hier der Arbeitskräftemangel bemerkbar und viele Poststellen sind chronisch unterbesetzt.

Kein Wunder, dass dann mal etwas liegenbleiben, vertauscht werden oder verlorengehen kann. Dabei bieten Poststellen unerkanntes Potenzial, um mit Digitalisierung zum Zeitmanagement in der Organisation beizutragen und dabei noch angenehme Nebeneffekte zu liefern:  werden die Prozesse der internen Paketbearbeitung digitalisiert, können sie nicht nur signifikant vereinfacht und deutlich effizienter werden, sondern auch jederzeit transparent und nachvollziehbar. Wenn eingehende Pakete beispielsweise mit der pakadoo App gescannt, in der Poststelle eingelagert und die Empfangsberechtigten (oder die festgelegten Stellvertreter) automatisiert benachrichtigt und auch an die Abholung erinnert werden, entlastet dies den Arbeitsalltag der Poststellenmitarbeiter enorm.

Damit sind Unternehmen auch bei Personalengpässen bestens auf eine wachsende Zahl von Paketlieferungen vorbereitet. Und verlorengegangene oder liegengebliebene Pakete gehören sowieso der Vergangenheit an…